Afschaffing opslag kantoorkosten Van Knippenberg Advocaten

Reeds vele decennia is het in de advocatuur gebruikelijk om aan cliënten kantoorkosten in rekening te brengen in de vorm van een opslag gelijk aan een percentage van het honorarium. Deze opslag zag op “voor de cliënt gedane uitgaven die bezwaarlijk te specificeren zijn, zoals porti, telefoon, fax, fotocopieën[1] Dit gebruik is door rechtbanken, raden van toezicht en (de meeste) cliënten geaccepteerd.

Niettemin heeft ons kantoor aanleiding gezien dit gebruik te heroverwegen. Er zal zonder meer een samenhang aan te tonen zijn tussen de voor de diensten van advocaten gefactureerde honoraria en de moeilijk te specificeren in dossier gemaakte kosten waarmee een kantoor zich geconfronteerd ziet. Beschouwen wij echter de ontwikkeling die advocatentarieven hebben doorgemaakt sinds de afschaffing van de landelijk vastgestelde referentietarieven, dan doet de opslag naar onze inschatting inmiddels gedateerd en arbitrair aan.

De praktijk heeft zich ontwikkeld naar steeds meer tijdrovende en complexere zaken. Ontwikkelingen van kantoororganisaties en techniek (zoals de introductie van e-mail) hebben er, in onze visie, toe geleid dat het verband tussen de door een advocaat aan een zaak bestede tijd en de kosten die een kantoor voor een dergelijke zaak maakt, is afgenomen. In onze ervaring zijn de kosten voor een kantoor in dossiers waarin weinig wordt gefactureerd relatief hoog. Deze kosten nemen verhoudingsgewijs af naar mate de advocaat meer tijd aan een dossier besteedt.

Daarnaast constateren wij dat enerzijds de kosten waarop de opslag oorspronkelijk zag, relatief beperkter zijn geworden door het afgenomen gebruik van post en telefax en de toegenomen digitalisering. Anderzijds zijn de overige algemene kantoorkosten (zoals die van opleiding, verzekering, omslagen van de Nederlandse Orde van Advocaten, huisvesting en salarissen van medewerkers) in de afgelopen twaalf jaar juist explosief gestegen. Deze kostenstijging dient door de gefactureerde honoraria zelf gedekt te worden.

Zonder het factureren van een opslag in de vorm van een percentage zullen de kantoorkosten nog steeds gedragen moeten worden. Hiervoor worden de inkomsten van het kantoor uit betalingen op declaraties aangewend. Dit is de situatie die de meeste van onze cliënten ook in hun eigen bedrijfsvoering (her)kennen. Buiten de advocatuur is het doorbelasten van kantoorkosten immers veel minder gebruikelijk.

Het factureren van honoraria zonder opslag voor kantoorkosten leidt ons inziens tot meer transparantie over de kosten van het inschakelen van een advocaat. Ons kantoor heeft daarom besloten de facturering van kantoorkosten in de vorm van een percentage over het honorarium af te schaffen per 1 januari 2014. Het kan echter zijn dat u de post kantoorkosten reeds op declaraties in 2013 niet meer zult aantreffen. In het verleden gefactureerde kantoorkosten zijn, net als eventueel nog in 2013 te factureren kostenopslag, gebaseerd op de met cliënten bestaande afspraken en zullen om meerdere redenen niet kunnen worden gerestitueerd.

Het stoppen met het in rekening brengen van de aparte kostenopslag zal geen gevolgen hebben voor de door ons kantoor gehanteerde tarieven.

 


[1] citaat Advocatenmemo 1999, pagina 200 (Kluwer Deventer 1999), gebaseerd op de in maart 1980 door de algemene raad van de Nederlandse Orde van Advocaten geïntroduceerde ‘aanbevolen declaratiemethode’; deze had, tot de afschaffing per 1 januari 1997, de status van richtlijn.