Over algemene voorwaarden is de afgelopen jaren veel geschreven. Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis, zelfs bij grote marktpartijen. Nog in oktober jl. oordeelde de rechter dat Canal Digitaal zich niet op haar voorwaarden kon beroepen in een geschil met een klant.
Het gebruik van algemene voorwaarden komt veel voor. Bepalingen als een eigendomsvoorbehoud en een beperking van aansprakelijkheid kunnen u als ondernemer immers veel geld besparen. Uw debiteurenbeheer wordt eenvoudiger met bepalingen over het moment van facturatie en de betalingstermijn. Ik zal hieronder ingaan op een paar aandachtspunten en veel voorkomende problemen. Daarbij wordt uitgegaan van overeenkomsten tussen in Nederland gevestigde partijen dan wel met in Nederland woonachtige consumenten.
Zorg voor goede voorwaarden
Uiteraard moeten de voorwaarden u verder helpen en bescherming bieden bij geschillen met wederpartijen. Het opstellen ervan is een zaak van deskundigen. De kamer van koophandel en diverse brancheorganisaties hebben standaardvoorwaarden die u kunt overwegen te gebruiken. Een controle of dergelijke voorwaarden op de specifieke behoeften van uw bedrijf zijn toegesneden is echter verstandig.
Verklaar uw voorwaarden van toepassing
De beste voorwaarden van de wereld kunnen u niet helpen als u ze niet van toepassing laat zijn op uw overeenkomsten. Als u pas op uw factuur laat weten dat uw voorwaarden van toepassing zijn, bent u te laat. Dat heeft bijvoorbeeld gevolgen voor betalingstermijnen. Als u pas op uw factuur vermeldt wanneer die betaald moet zijn, hoeft uw afnemer zich daar niet aan te houden. Dus verklaar uw voorwaarden al bij het uitbrengen van een offerte schriftelijk van toepassing. Laat bijvoorbeeld op uw briefpapier een mededeling drukken als ‘op alle met ons gesloten overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing’.
De wederpartij heeft ook voorwaarden?
Er is nog een reden om er snel bij te zijn. Als een verkoper en een koper zich beide op hun eigen voorwaarden beroepen, gelden alleen de voorwaarden van degene die dat als eerste heeft gedaan. Dit kunt u voorkomen door de toepasselijkheid van de voorwaarden van een wederpartij die ze eerder inriep uitdrukkelijk van de hand te wijzen in de correspondentie of besprekingen met die wederpartij. Het kan niet in uw algemene voorwaarden zelf. Bepalingen als ‘onze voorwaarden gaan voor die van onze wederpartij’ of ‘de voorwaarden van de wederpartij worden hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen’ hebben geen zin.
Overhandig uw voorwaarden
Alleen uw voorwaarden op tijd van toepassing verklaren is nog niet genoeg. U dient de voorwaarden zelf tijdens of voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij te overhandigen. Anders loopt u het risico toch geen beroep op uw voorwaarden te kunnen doen. Consumenten of organisaties die aan bepaalde eisen voldoen (het is iets gecompliceerder, maar gemakshalve: minder dan 50 werknemers, geen gepubliceerde jaarrekening en niet zelf dezelfde voorwaarden hanteren) kunnen uw voorwaarden vernietigen als zij deze niet tijdig hebben ontvangen. Die vernietiging houdt in dat u geen enkel recht aan de betreffende voorwaarden kunt ontlenen.
U kunt uw voorwaarden bijvoorbeeld overhandigen door ze achter op uw briefpapier af te laten drukken. Verwijzen naar gedeponeerde voorwaarden of een aanbod ze op eerste verzoek toe te zenden is in de regel onvoldoende. Uitzondering wordt slechts gemaakt voor een paar gevallen, bijvoorbeeld bij openbaar vervoersondernemingen die massaal overeenkomsten sluiten met reizigers. Een treinkaartje is te klein om alle voorwaarden op af te drukken.
Nu we het over klein hebben: in de inleiding werd een zaak van Canal Digitaal aangehaald. Daarin oordeelde de sector kanton in Zutphen dat de letters van de voorwaarden van Canal Digitaal te klein waren afgedrukt. De voorwaarden moeten volgens de rechter voor een gemiddeld mens zonder vergrootglas leesbaar zijn. Anders gelden ze niet als overhandigd en zijn ze vernietigbaar.
Onredelijk bezwarende voorwaarden
Voor de inhoud van de voorwaarden zelf geldt geen volledige vrijheid. Wordt een voorwaarde ‘onredelijk bezwarend’ geacht, dan is deze vernietigbaar. Op voorhand valt niet altijd te zeggen welke voorwaarden volgens de rechter onredelijk bezwarend zijn. Voor overeenkomsten met consumenten bevat de wet wel lijsten met bepalingen die geacht of vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn.
Die lijsten zijn te lang om hier helemaal te bespreken, maar onderschat niet het belang daarvan. Zo vindt bijvoorbeeld een voorbehoud om binnen drie maanden een prijs te kunnen verhogen geen genade bij de rechter als de wederpartij niet het recht heeft in dat geval de overeenkomst te ontbinden. Ander voorbeeld: ‘alleen ruilen met bon’ mag als voorwaarde indien het om omruilen van aankopen als service gaat; weigeren defecte aankopen om te ruilen omdat een bon ontbreekt echter niet.
Ten slotte
Algemene voorwaarden zijn een zeer nuttig instrument in het handelsverkeer. Gebruikt u ze niet juist, heeft u er echter weinig aan. Een controle van zowel uw voorwaarden als de wijze waarop u ze hanteert is daarom een verstandige investering. Een goed voornemen voor 2008?
Michaël S. van Knippenberg
advocaat bij Van Knippenberg Advocatuur
gespecialiseerd in vennootschapsrecht en ondernemingsrecht